Inleiding
KLANTINFOCUS, gevestigd te Bussum en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32141104, verkoopt, implementeert en ondersteunt diensten voor het meten en rapporteren van de klanttevredenheid.
KLANTINFOCUS hecht veel belang aan een goede omgang met persoonsgegevens en daarom verwerkt en beveiligt KLANTINFOCUS deze persoonsgegevens zorgvuldig. Onze werkwijze wordt daarvoor extern gecontroleerd.
In deze privacyverklaring legt KLANTINFOCUS uit welke persoonsgegevens KLANTINFOCUS verzamelt en gebruikt, voor welke doeleinden KLANTINFOCUS dit doet en op basis van welke juridische gronden dit plaatsvindt.
KLANTINFOCUS raadt u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen, aangezien deze van toepassing is op alle contactpersonen en klanten van KLANTINFOCUS. De dienstverlening van KLANTINFOCUS is niet bedoeld voor personen die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt.
Verwerking door subverwerkers
De Klanttevredenheidsmonitor GovMetric CX van ROL Solutions Ltd. verwerkt feedback die door onze klanten via de diverse contactkanalen ontvangen wordt. Deze contactkanalen betreffen de balie, telefoon, website, webformulieren, social media, e-mail, post, SMS en chat (zie voor een volledig overzicht de pagina Modules). Onze klanten gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het verbeteren van hun dienstverlening. De feedback die vrijwillig door de feedbackgevers is verstrekt kan persoonsgegevens bevatten zoals bijvoorbeeld een naam, telefoonnummer of e-mailadres.
Klanten van KLANTINFOCUS gebruiken de Klanttevredenheidsmonitor om continu inzicht te hebben in de kwaliteit van de door hen geleverde dienstverlening. Onze klanten zien wat er goed gaat in hun dienstverlening en waar deze ruimte biedt voor verbetering. Zo kunnen ze bijvoorbeeld achterhalen wat er niet goed is gegaan bij de afhandeling van een Melding Openbare Ruimte. Of kunnen ze de zoekfunctie op hun website en het gebruik van hun webformulieren verbeteren.
Naast ROL Solutions Ltd. maken we gebruik van andere subverwerkers, dit zijn:
– Dialfire voor het callcenter
– Hyperconnected voor de SMILE portal
– Hoasted voor de hosting van de SMILE portal en onze website
– Messagebird voor SMS berichten
– Messagebird (Sparkpost) voor het verzenden van e-mails
– ZIVVER voor veilige e-mail en datatransport
Doel van de verwerkingen
Wij verwerken de persoonsgegevens om onze klanten inzicht te geven in de kwaliteit van de door hen geleverde dienstverlening. Dit houdt in dat wij persoonsgegevens verwerken om op een goede en effectieve wijze de klanttevredenheid te kunnen rapporteren aan onze klanten. Bij het opstellen van de rapportages maken we gebruik van het ‘gehashte’ ip-adres. Dit onherkenbare ip-adres wordt niet gerapporteerd en is niet naar een persoon te herleiden. We rapporteren het zaak- of meldnummer, het platform en operating systeem (inclusief versie) en het type browser (inclusief versie). Dit heeft als doel om de klanttevredenheid te kunnen duiden en wordt enkel hiervoor gebruikt. KLANTINFOCUS maakt gebruik van GovMetric CX, met enkel als doel om de klanttevredenheid te kunnen duiden. We analyseren, onderhouden, beveiligen en optimaliseren continu onze websites, webapplicaties, tools en bijbehorende technologieën. Hierbij voldoen we aan de AVG.
Verwerkingen door KLANTINFOCUS
(Potentiële) klanten
Van onze (potentiële) klanten worden van de contactpersonen beperkt persoonsgegevens verwerkt. Deze gegevens bevatten contactgegevens en betaalgegevens. Wij gebruiken deze persoonsgegevens alleen voor onze eigen dienstverlening. Dit betreft het e-mailadres, het telefoonnummer, de voor- en achternaam, adres en rekeningnummer. Dit doen wij om te kunnen achterhalen of er eerder contact met KLANTINFOCUS is geweest of om de geleverde dienst in rekening te kunnen brengen. Indien beschikbaar voegen wij daar openbare informatie aan toe, zoals het openbare LinkedIn profiel.
Deze gegevens verwerkt KLANTINFOCUS omdat zij hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft of op basis van een overeenkomst. De gegevens worden verwijderd als KLANTINFOCUS deze niet meer nodig heeft en KLANTINFOCUS geen wettelijke verplichting heeft om de gegevens te bewaren.
Formulieren
Op de website van KLANTINFOCUS vindt u een contactformulier. De gegevens die u via dit formulier invult, registreert KLANTINFOCUS in haar CRM-systeem.
De verwerking van de gegevens hebben onder andere de volgende doelen:
- u de gevraagde informatie toesturen, zoals een folder
- met u per mail of telefonisch contact opnemen om uw vraag te beantwoorden
Bij het invullen en indienen van een formulier vormt de grondslag voor bovenstaande verwerking een overeenkomst.
Sollicitaties
KLANTINFOCUS verwerkt de persoonsgegevens van sollicitanten ten behoeve van het sollicitatieproces. Dit betreft de door de sollicitant verstrekte gegevens en de eventuele notities naar aanleiding van de sollicitatiegesprekken. Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld met de betrokkenen in het sollicitatieproces en worden na de sollicitatie verwijderd, tenzij de sollicitant in dienst is getreden.
Cookies
Voor een correcte werking van de website van KLANTINFOCUS maakt KLANTINFOCUS gebruik van cookies. De specifieke privacyverklaring over het gebruik van cookies door KLANTINFOCUS staan hier.
Uitwisseling van gegevens
KLANTINFOCUS deelt gegevens die zijn verstrekt alleen met andere partijen wanneer dit nodig is in het kader van een gerechtvaardigd belang, de uitvoering van een overeenkomst, en/of wanneer een dergelijke overdracht van gegevens wettelijk verplicht is. Gegevens die in het CRM-systeem worden verwerkt, worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit betreft uitsluitend informatie over (potentiële) klanten van KLANTINFOCUS en betreft geen gebruikersinformatie.
KLANTINFOCUS sluit verwerkersovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten af wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door (sub)verwerkers of in het kader van samenwerkingsverbanden.
Beveiliging persoonsgegevens
KLANTINFOCUS heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en om onrechtmatige verwerking tegen te gaan. KLANTINFOCUS is sinds 27 augustus 2018 ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Bekijk hier onze certificaten.
Daarnaast is KLANTINFOCUS aangesloten bij de Informatiebeveiligingsdienst (IBD).
Bewaartermijn persoonsgegevens
KLANTINFOCUS bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking. Of zo lang als op grond van de wet- en regelgeving is vereist.
Uw privacy-rechten
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft u een aantal privacy-rechten.
Recht op inzage
U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens. Als u wilt weten welke persoonsgegevens KLANTINFOCUS van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. KLANTINFOCUS behandelt uw verzoek in beginsel binnen een maand.
Recht op rectificatie
Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Recht op vergetelheid
U kunt aan KLANTINFOCUS vragen om uw persoonsgegevens te wissen.
Recht op dataportabiliteit
U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens) als KLANTINFOCUS uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Dit geldt alleen voor gegevens die KLANTINFOCUS elektronisch verwerkt.
Recht op beperking van de verwerking
U kunt KLANTINFOCUS vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.
Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens door KLANTINFOCUS.
Verzoek doen
U kunt uw verzoek per e-mail naar KLANTINFOCUS sturen. U kunt ook een brief sturen naar:
KLANTINFOCUS B.V.
Havenstraat 180
1401 EM Bussum
Nederland
info@klantinfocus.nl
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Mocht u van mening zijn dat wij de AVG niet (volledig) naleven, voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens, dan hebt u als betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de AP.
Aanpassingen aan deze privacyverklaring
KLANTINFOCUS behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Eventuele wijzigingen zullen wij publiceren op deze website.
Laatste wijziging: februari 2024
